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Procedimientos de Nómina

A continuación describiremos una lista de los procesos y pasos a seguir para la elaboración de una nómina desde cero.

Pasos para la Nómina

  1. Configuración General
  2. Parámetros Requeridos
  3. Registrar de Empleados
  4. Primer Calculo de Nómina
  5. Registrar Novedades
  6. Cálculo y Revisión de Nómina
  7. Cerrar Nómina

Configuración General

A continuación se numeran las configuraciones generales o reglas de negocio requerida para el buen funcionamiento del módulo de Nómina.

Pasos:
  1. Escala de Retención ISR Nómina. Definición de la Tabla de Escala de Retención ISR.
  2. Escala de Bonificación. Definir la Tabla de Escala de Bonificación.
  3. Escala de Vacaciones. Definir la Tabla de Escala de Vacaciones.
  4. Plantillas para Archivos Texto. Configurar la plantilla de pago según el banco que utiliza.
  5. Configuración General Nomina.
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Parámetros Requeridos

Son definiciones o parámetros que dependiendo de los procedimientos y del tipo de empresa serán configurados y requerido dentro del módulo de nómina. Algunos de estos parámetros son obligatorios pero otros son opcionales como son: Cuentas Provisión Nómina, Catalogo de cuenta y Proyectos/Centro de Costo Contable.

Pasos:
  1. Cuenta Provisión Nómina. Definir Cuenta de Provisión vinculada con el catálogo de cuenta.
  2. Proyectos/Centro de Costo Contable
  3. Departamento/Sección
  4. Transacciones de Nómina. Definición de las transacciones a ser utilizadas
  5. Asociar Transacciones de Nómina. Configurar las transacciones que utilizan fórmulas.
  6. Labor Nómina
  7. Tipos de Pago Nómina. Definir los diferentes tipos de Pagos.
  8. Tipos de Nómina. Definición de los diferentes tipos de Nóminas.
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Registrar de Empleados

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Primer Calculo de Nómina

Luego de realizar las configuraciones y registrar los empleados. Se requiere que se realice un primer calculo de la nómina de los empleados, eligiendo el Tipo de Pago frecuente, con el objetivo de que el sistema asocie las transacciones por empleado.

tips.png Importante: Cada vez que ingresamos un Empleado a la nómina debemos considerar que es la primera nómina del mismo. Por tanto este proceso debe repetirse.

Registrar Novedades

Ya estamos listos para trabajar la nomina en el sistema. Lo siguiente a realizar es el registro de las novedades del empleado. Para lo cual podemos utilizar herramientas de importación de transacciones que dispone el sistema.

tips.png Importante: Cada vez que ingresamos un Empleado a la nómina debemos considerar que es la primera nómina del mismo. Por tanto debemos repetir el paso correspondiente a Primer Calculo de Nómina.
Pasos:
  1. Importar Transacciones de Nómina. Importación de cualquier transacción de calculo manual que desee insertar a la nómina.
  2. Importar Reporte del Supervisor Nómina. Empresas que pagan por labores o tareas realizadas.
  3. Calendario de Vacaciones. Actualizar el calendario para que el sistema incluya este proceso en la nómina.
  4. Transacciones Empleados Nómina. En esta opción se manejan todos los tipos de transacciones que tiene cada empleado en los diferentes tipos de pago.
  5. Horas Extras Empleados Nómina. Registro de horas extras. Esta información puede ser actualizadas en el sistema a través de la importación de los datos del reloj utilizando el paso 1.
  6. Reporte Labor del Supervisor Nomina. Manejo de los reportes del supervisor. Esta información puede ser digitada directamente o importada a través de la opción del paso 2.
  7. Aplicar Reporte de Supervisores Nómina. Es el proceso mediante el cual aplicamos los reportes del supervisor a la nómina.
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Cálculo y Revisión de Nómina

Al concluir con el registro de las novedades, debemos proceder a calcular la nómina. Él calculo de la nómina debe ejecutarse cada vez que haya cambios o novedades registradas, ya que de esta manera el sistema lo aplica al empleado según el período procesado.

Pasos:
  1. Calcular Nómina
  2. Reportes de Nómina. Los reportes básicos disponibles para la verificación de la nomina son:
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Cerrar Nómina

Luego de revisado los reportes de Nómina y autorizada la misma, se procede al iniciar el proceso de cierre. Los pasos 1 y 2 no son requeridos ya que dependen de los procedimientos y/o políticas de cada empresa. No obstantes se recomienda que sean realizarlo antes del Cierre de la Nómina, ya luego de ser cerrada la nómina no tendrá acceso a generar estos procesos.

tips.png Si la empresa utiliza Reportes de Labor y esta a su vez están definidos en el Tipo de Pago a cerrar, debe previamente estar aplicados a la nómina antes de ser cerrada la misma. Al igual antes de Generar el Archivo de Pago Electrónico.


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