Maestro de Documentos
Que es un Documento?
Un documento es cualquier transacción que realiza una empresa no importando si genera o no registro contable. Por ejemplo, una cotización es un documento de la empresa que se utiliza para ofrecerle a un cliente una propuesta, por tanto hemos de definir un documento para estos fines, el cual tendrá un comportamiento para el módulo de Ventas. De la misma manera existen otros documentos que pueden ser más complejos como una Factura, donde una factura participa en la Venta, en Cuentas por Cobrar e incluso en la Contabilidad.
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El comportamiento de una transacción, si bien lo definen los documentos, eso significa que una correcta configuración del mismo hará que la transacción cumpla con sus objetivo. Nunca se debe cambiar o dar acceso a los documentos a usuarios que no tengan el conocimiento de la configuración correcta del mismo para su empresa. |
Pantalla
Comó crear un documento?
Para crear un documento debemos antes que todo tener claro el objetivo que tendrá el mismo y su comportamiento en el sistema.
Seleccione desde el menú de inicio la opción de Documentos el cual se encuentra en la siguiente ruta: Inicio → Sistema → Configuración.
Campos
| Parámetro |
Descripción Breve |
| Documento |
Es el código o identificador único que tendrá el documento en todo el sistema. Para definir el documento el sistema le permite 4 digitos Alfanuméricos. Se recomienda usar un código relacionado con la función que tendrá el mismo y también que sea de fácil identificación por los usuarios del mismo. |
| Estado |
Es el Estado que se encuentra el documento. Si el documento esta inactivo el mismo no estara disponible en ninguno de los módulos a los cuales fue configurado.
- Activo
- Inactivo
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Configuración del Documento Por Módulo
A continuación la pantalla nos muestras secciones donde podemos parametrizar el comportamiento del documento según los diferentes modulos que tiene el sistema. Cada sección tienen parametros que realizan la misma función pero en diferentes módulos, asi como existen parametros de uso único de un módulo.
1. Contabilidad General
| Parámetro |
Descripción Breve |
| Tipo de Documento |
El módulo de contabilidad se puede crear documentos de dos tipos:
- No Aplica. Lo cual significa que el código de documento no estará disponible para el modulo de contabilidad, ni para su creación o a través de interfaces.
- Contabilidad. El documento estará disponible y podrá ser generada una entrada de diario usando este documento. También estará disponible a través de interfaces con módulos auxiliares.
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