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Maestro de Documentos

Que es un Documento?

Un documento es cualquier transacción que realiza una empresa no importando si genera o no registro contable. Por ejemplo, una cotización es un documento de la empresa que se utiliza para ofrecerle a un cliente una propuesta, por tanto hemos de definir un documento para estos fines, el cual tendrá un comportamiento para el módulo de Ventas. De la misma manera existen otros documentos que pueden ser más complejos como una Factura, donde una factura participa en la Venta, en Cuentas por Cobrar e incluso en la Contabilidad.


tips.png El comportamiento de una transacción, si bien lo definen los documentos, eso significa que una correcta configuración del mismo hará que la transacción cumpla con sus objetivo. Nunca se debe cambiar o dar acceso a los documentos a usuarios que no tengan el conocimiento de la configuración correcta del mismo para su empresa.

Pantalla

Document.png

Comó crear un documento?

Para crear un documento debemos antes que todo tener claro el objetivo que tendrá el mismo y su comportamiento en el sistema.

Seleccione desde el menú de inicio la opción de Documentos el cual se encuentra en la siguiente ruta: Inicio → Sistema → Configuración.

Campos

Parámetro Descripción Breve
Documento Es el código o identificador único que tendrá el documento en todo el sistema. Para definir el documento el sistema le permite 4 digitos Alfanuméricos. Se recomienda usar un código relacionado con la función que tendrá el mismo y también que sea de fácil identificación por los usuarios del mismo.
Estado Es el Estado que se encuentra el documento. Si el documento esta inactivo el mismo no estara disponible en ninguno de los módulos a los cuales fue configurado.
  1. Activo
  2. Inactivo

Configuración del Documento Por Módulo

A continuación la pantalla nos muestras secciones donde podemos parametrizar el comportamiento del documento según los diferentes modulos que tiene el sistema. Cada sección tienen parametros que realizan la misma función pero en diferentes módulos, asi como existen parametros de uso único de un módulo.

Parámetro Descripción Breve
Tipo de Documento El módulo de contabilidad se puede crear documentos de dos tipos:

1. Módulo de Contabilidad General

  1. No Aplica. Lo cual significa que el código de documento no estará disponible para creación o a través de interfaces.
  2. Contabilidad. El documento estará disponible y podrá ser generada una entrada de diario usando este documento. También estará disponible a través de interfaces con módulos auxiliares.

2. Módulo de Cuentas por Cobrar

  1. No Disponible. Lo cual significa que el código de documento no estará disponible para creación o a través de interfaces.
  2. Débito. El documento será considerado como un débito o cargo al cliente.
  3. Crédito. El documento será considerado como un crédito o pago del cliente

3. Módulo de Cuentas por Pagar

  1. No Disponible. Lo cual significa que el código de documento no estará disponible para creación o a través de interfaces.
  2. Débito. El documento será considerado como un débito o cargo al suplidor.
  3. Crédito. El documento será considerado como un crédito o pago del suplidor

4. Módulo de Inventario de Mercancia

  1. No Disponible. Lo cual significa que el código de documento no estará disponible para creación o a través de interfaces.
  2. Entrada. El documento será considerado como una entrada de mercancía en el inventario.
  3. Salida. El documento será considerado como una salida de mercancía del inventario.
  4. Transferencia. El documento será considerado como una transferencia de mercancía del inventario entre almacenes.
  5. Factura Crédito. El documento será considerado como una Factura de venta a crédito de esta manera el sistema determina las políticas de crédito a ser validada asignada al cliente.
  6. Factura Contado. El documento será considerado como una Factura de venta al contado donde utilizara las políticas establecidas para la venta al contado asignada al cliente


Numeración Común Al marcar este parámetro le estado indicando al sistema que el módulo la secuencia de documento utilizada es compartida por otros documentos y que se utilizara una única secuencia. Para la configuración de secuencia en la numeración común debe ser definido en la opción de Numeración Común Contabilidad.
Numeración Automática Al marcar esta casilla le indicamos al sistema que la numeración es automática y que la misma será tomada según la secuencia asignada. Es importante tener presente que al marcar este parámetro el sistema tomara la secuencia de la casilla Número de Documento, siempre y cuando NO este marcada la casilla de Numeración Común.
Número de Documento Se indica al sistema cuál es el último número a partir del cual sistema iniciara la secuencia del documento. Esta secuencia estará disponible si y solo si el documento tiene activado el parámetro de Numeración Automática e Inactivado la Numeración Común.
Tipo de Comprobante Seleccione o digite el tipo de comprobante fiscal (NCF) que utilizara el documento.
División Seleccione o digite la divisíon del comprobante fiscal (NCF) que utilizara el documento.
Sucursal Seleccione o digite la sucursal del comprobante fiscal (NCF) que utilizara el documento.
tips.png La información relacionada con el NCF esta relacionado con el registro de autorizaciones dada por la entidad gubernamental que lo genera y asigna a la empresa.